Zelf werk ik al zo’n 10 jaar vanuit huis. Dat was in het begin wel even wennen, maar om elke dag naar m’n werk te gaan was wat lastig wanneer de werkgever zich op 2 locaties bevindt: Parijs en Londen. Kost een beetje veel reistijd en -geld. 1 keer per maand een rondje maken en had al mijn collega’s weer gezien en gesproken.
Nog nooit werkten zoveel mensen thuis als nu. De noodgedwongen nieuwe werkwijze noopt tot improvisatie en nieuwe werkmores. Hoe blijven we efficiënt werken? De Volkskrant sprak experts en geeft acht tips.
Tip 1: Kom online samen, maar houd de organisatie strak
Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom, Skype: er zijn veel platforms waarmee je online vergadert via videobellen. Ook de twaalf werknemers van HR Praktijk komen nu elke ochtend vanuit huis samen, zegt HR-deskundige Peter van den Hout. ‘Besef dat in videogroepen andere omgangsvormen gelden dan in een vergaderzaaltje.’
Chaos ligt op de loer met twaalf mensen op één scherm, dus wijs een voorzitter aan, spreek van tevoren een agenda af en vergader met grote groepen het liefst niet langer dan een half uur.
‘Het is prima om een grapje te maken over de poster op iemands muur, maar bewaar daarna de orde. Laat elkaar uitpraten en laat extra stiltes vallen – elkaar onderbreken zorgt online sneller voor rumoer.’ Van den Hout raadt aan om na gezamenlijke vergaderingen sub-groepjes van twee of drie mensen te maken, die de uren erna via video in contact blijven.
Tip 2: Strakke planning
Businesscoach en ondernemer Erno Hannink, die zelf al sinds 2006 thuiswerkt en hierover schrijft, hamert op een strakke planning. ‘De meest gemaakte fout is: gebrek aan planning. Als je thuiswerkt, is dit extra van belang omdat je geen omgevingsdruk hebt.’ Begin de dag met een kort online overleg, raadt hij aan. Hierin vertelt iedereen wat hij gaat doen. ‘Dat zou genoeg moeten zijn.’
Ook Rick Pastoor, schrijver van de bestseller GRIP: het geheim van slim werken, noemt het belang van een plan. ‘Je moet beseffen dat je nu misschien minder kan doen dan normaal, dus zeg tegen jezelf: deze drie dingen wil ik vandaag doen. De rest lukt misschien, maar waarschijnlijk niet.’ Dit driedingenplan noemt ook Hannink: ‘Alles wat je meer doet, is mooi meegenomen.’
Tip 3: Heb je een gezin? Communiceer dan goed met elkaar.
Pastoor en zijn vrouw hebben een dochtertje van 2 jaar. Zijn tip over thuiswerken met een gezin: maak samen een plan. ‘Stem met je partner af welke doelen jullie willen bereiken en wie op welke momenten jullie kunnen of moeten werken.’
Tussen acht en twaalf uur zorgt Pastoor voor zijn dochtertje en belt zijn vrouw veel, ’s middags draaien ze de rollen om. Bij oudere kinderen raadt Pastoor aan het werkplan met ze te bespreken. ‘Zeg: hee jongens, van dan tot dan werken we, dit zijn onze taakjes.’ Het thuiswerken kan volgens Pastoor een kans zijn om kinderen mee te nemen ‘in wat papa en mama voor werk doen’.
Tip 4: Blijf bewegen
Van den Hout merkt het zelf al: als je thuiswerkt, zit je als snel de hele dag achter je computer. ‘Normaal loop ik naar het ov, op kantoor heb ik een stabureau.’ Bewegen is zowel mentaal als fysiek gezond, zegt hij, stilzitten vertraagt de bloedsomloop. ‘Maak dus in je middagpauze een kleine wandeling en loop rond als je belt. In mijn woonkamer kan ik zo toch heel wat meters maken.’ Hannink heeft hier nog een subtip bij: laat de telefoon thuis als je die broodnodige wandeling maakt. ‘Er ontstaat dan weer ruimte voor creativiteit en ideeën.’
Tip 5: Ga op tijd naar bed
Een efficiënte werkdag begint met discipline, zegt Hannink. Nu alle geijkte structuren wegvallen, neigt de mens automatisch naar het zoeken van afleiding via de tv of andere schermen. ‘Als je ‘s avonds op tijd naar bed gaat, kan je ‘s ochtends ook weer vroeg en fris beginnen. Je doet dan automatisch meer’, weet Hannink uit eigen ervaring. Ook Pastoor waarschuwt voor het vervallen in een vakantieritme.
Tip 6: Zet jezelf op informatiedieet
Misschien nog wel de belangrijkste: laat je niet afleiden. Tijdens deze coronacrisis is de behoefte aan nieuws nauwelijks te lessen, ziet Hannink. En dat is even logisch als inefficiënt: ‘Al dat onophoudelijke nieuws leidt enorm af en brengt je in een negatieve emotie.’
Het is beter, zegt de coach, om ná de werkdag een blok in te ruimen waarin je wel het nieuws kan volgen. Concreet: schakel zoveel mogelijk meldingen van de telefoon uit en leg hem buiten handbereik. E-mail is overigens een minstens even grote afleider. Hannnk heeft zichzelf op strikt maildieet gezet: alleen om elf en vier uur.
Tip 7: Stream met een collega
Pastoor heeft een truc om de afleidingen thuis te beperken: zet op de achtergrond een videogesprek met een collega aan, zonder dat er per se gepraat hoeft te worden. ‘Dat voelt in het begin misschien onwennig, maar onder gamers is dit heel normaal.’
Zelf gebruikte Pastoor lange tijd het platform Focusmate, waarbij je voor vijftig minuten aan een willekeurig persoon ergens ter wereld wordt gekoppeld. ‘Je zegt tegen elkaar wat jullie doelen zijn voor de sessie, werkt dan vijftig minuten in stilte en vraagt elkaar aan het einde of het gelukt is.’ Pastoor stopte door de sociale druk met ‘nutteloos browsen’ en stelde zelfs zijn wc-bezoek uit tot na de sessie videobellen in stilte.
Tip 8: Kies elke dag één highlight
Je gaat even minder productief zijn dan normaal. ‘Accepteer dat’, zegt Pastoor. Wat voor hem werkt, is om elke ochtend één doel te definiëren dat die dag succesvol maakt. ‘Dan weet ik: als dat lukt, ben ik tevreden. De rest is bonus. Zo wordt thuiswerken niet alleen behapbaar, maar blijft het ook leuk en ontspannen.’